Contoh Surat Jalan

Contoh surat jalan yang paling umum dan banyak digunakan oleh perusahaan yakni pengirman barang. Selain itu ada juga untuk bawa barang pindahan, tugas dari desa, pengeluaran alat berat excavator yang dibuat dari excel (xls) atau pdf dan word.

Selain itu, bisa juga untuk pengambilan barang / kendaraan mobil dari kepolisian bahkan dinas psbb untuk karyawan dan masih banyak lagi.

Karena bersifat surat resmi, maka wajib dibawa setiap melakukan kegiatan pengiriman barang ke pihak terkait atau konsumen. 

Selengkapnya, yuk simak penjelasan surat jalan secara lengkap beserta contoh yang ada di bawah ini:

Apa Itu Surat Jalan?

Surat jalan adalah surat yang digunakan pelaku usaha atau perusahaan untuk menyatakan bahwa barang siap untuk pengiriman. Isinya, keterangan lengkap dan detail terkait paket apa saja yang dibawa.

Selama proses pengiriman, sopir kendaraan pengiriman atau kurir harus bisa menyertakan surat jalan saat diberhentikan oleh petugas lalu lintas karena suatu alasan. 

Adapun dalam surat jalan pada umumnya berisikan informasi penting perihal kegiatan pengiriman barang, meliputi:

1. Nama dan alamat perusahaan pengirim.
2. Nomor surat.
3. Tempat dan tanggal pembuatan surat jalan.
4. Rincian dari barang yang dipesan seperti nama barang, jumlahnya, dan bila perlu harga.
5. Perusahaan atau institusi tujuan pengiriman. 

Dengan informasi yang ada tersebut membuat surat jalan dapat menjadi bukti legalitas kendaraan bermuatan agar dapat melintas ketika terdapat pemeriksaan oleh pihak berwajib.

Akan tetapi walaupun surat jalan termasuk salah satu bukti legal pengiriman, polisi atau pihak berwajib tetap memiliki hak untuk melakukan pengecekan barang yang dikirim.

Tujuannya untuk melihat kesesuaian informasi pada surat jalan dengan barang yang dibawa oleh kendaraan. 

Jadi jika terdapat kejanggalan pengiriman maka petugas berhak melakukan penahanan atau prosedur lebih lanjut yang diperlukan.

Fungsi Surat Jalan

Diantaranya fungsi utamanya untuk mempermudah dan memperlancar proses pengiriman barang hingga sampai di tempat tujuan. Selain itu, surat jalan memiliki fungsi sebagai berikut:

1. Sebagai pemberi informasi

Surat jalan berfungsi sebagai dokumen yang memberi informasi barang yang dikirim dan dimuat di dalam kendaraan. 

Surat ini akan memberikan informasi yang komplit kepada pihak petugas lalu lintas saat memeriksa isi muatan dalam kendaraan pengangkut barang.

2. Dokumen Resmi

Surat jalan selain sebagai pemberi informasi juga merupakan surat resmi dalam proses pengiriman barang dari pihak yang bersangkutan. 

Sehingga saat pengiriman barang, karyawan atau kurir akan lebih mudah dalam urusan birokrasi yang seringkali terjadi.

Bentuk Fisik Surat Jalan

Karena pentingnya surat jalan, maka tidak jarang jika dibuat bukan hanya 1 lembar, tetapi 3 sampai 4 lembar. Kertasnya pun dicetak dengan warna yang berbeda, yakni  warna putih, kuning, merah, dan juga hijau. 

Tujuannya adalah untuk menunjukkan bahwa setiap rangkap surat jalan memiliki fungsi yang berbeda.

1. Lembar Putih

Pada lembar warna putih berfungsi sebagai bukti  bahwa pengiriman barang telah selesai dilakukan. Artinya adalah pesanan sudah diserahkan kepada pihak pembeli.

Disamping itu cetakan warna putih juga surat warna putih ini digunakan sebagai dokumen penagihan oleh penjual untuk pihak pembeli di akhir bulan atau saat waktu pelunasan tagihan tiba.

Dengan demikian maka pembukuan akuntansi perusahaan atas kegiatan transaksi yang telah dilakukan dapat tersusun rapi berdasarkan laporan pada surat jalan tersebut.

2. Lembar Merah

Pada lembar kedua yakni warna merah berfungsi sebagai tanda bukti atas pesanan barang yang dilakukan konsumen. 

Dengan demikian pembeli dapat mengetahui tagihan transaksi dan batas waktu pembayarannya.

3. Warna Kuning dan Hijau

Pada lembar cetakan warna kuning dan juga hijau berfungsi sebagai catatan laporan transaksi. Catatan laporan ini diberikan kepada karyawan maupun supervisor yang menyampaikan perintah. 

Kemudian lembar cetakan tersebut digunakan sebagai arsip atau catatan dari perusahaan yang membuat dokumen tersebut.

Sehingga fungsi dan peran dari surat jalan tidak bisa disepelekan. Tujuannya agar pengiriman barang dapat berjalan dengan baik serta perusahaan memiliki arsip kegiatan transaksi yang telah dilakukan.

Perbedaan Surat Jalan dan Delivery Order

Agar lebih mudah dalam memahaminya, Kami buatkan perbedaan surat jalan dengan delivery order dalam bentuk tabel berikut ini:

Format Surat Jalan

Format surat jalan kendaraan misalnya pasti berbeda dengan surat jalan pengiriman barang. Buat teman-teman yang mencari contoh surat jalan excel, teman-teman dapat mengunduhnya di bawah ini.

Download Surat Jalan ExcelContoh surat jalan dalam bentuk microsoft excel

Template surat jalan di atas merupakan format surat jalan excel untuk pengiriman barang. Format di atas tidak bisa dijadikan patokan utama.

Hal ini karena kebutuhan surat jalan yang berbeda-beda, tergantung siapa yang membuat dan untuk apa surat itu dibuat. Seperti halnya contoh surat jalan dari desa dan surat jalan pengiriman barang. 

Selain format surat jalan excel di atas, teman-teman juga bisa menjadikan surat jalan berikut sebagai contoh template surat jalan:

Contoh Surat Jalan yang Baik dan Benar

Adapun contoh surat jalan barang maupun pengiriman lainnya bisa dilihat di bawah ini:

1. Contoh Surat Jalan Barang

Pada umumnya surat jalan barang dikeluarkan atau diberikan oleh sebuah perusahaan jasa ekspedisi pengiriman barang yang diberikan kepada pihak pengirim dan penerima barang.

Tujuan pembuatannya adalah untuk memastikan secara rinci jenis barang, jumlah atau muatan barang yang dikirim, baik menggunakan truk atau yang lainnya.

Di dalamnya harus dicantumkan data barang yang dikirim, kualitas serta kuantitasnya.

2. Contoh Surat Jalan Dari Desa

Surat jalan dari desa, meskipun terkadang tidak begitu dibutuhkan, akan tetapi ada kalanya surat ini sangat dibutuhkan.

Surat ini sendiri diterbitkan oleh desa sebagai sebuah dokumen yang melegalkan seseorang warga desa untuk bekerja di wilayah lain. 

Dengan demikian pekerjaan yang dilakukan dapat dikatakan sebagai sebuah pekerjaan yang legal. Tujuannya adalah sebagai sebuah antisipasi jika kita ditanya tentang surat jalan dari desa kita.

Adapun contoh surat jalan dari desa bisa kita simak di bawah ini:

3. Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang

Bagi perusahaan besar, Kegiatan pengiriman barang sudah menjadi hal yang umum dilakukan. Agar proses pengiriman dapat dipertanggungjawabkan, maka dibutuhkanlah surat jalan pengiriman barang.

Surat jalan pengiriman barang ini pada umumnya digunakan untuk kegiatan jual beli dalam skala besar.

Transaksi ini pada umumnya melibatkan dua perusahaan resmi. Untuk skala UMKM, surat jalan pengiriman barang jarang dibuat karena memang sifatnya tidak urgent. Tidak seperti perusahaan resmi yang dalam setiap hal harus ada pertanggung jawabannya.

Adapun contoh surat pengiriman barang bisa dilihat di bawah ini:

4. Surat Jalan Kendaraan

Pada suatu waktu, misalnya urusan kerjaan terkadang kita membutuhkan kendaraan. Jika kita tidak memiliki kendaraan pribadi, maka kita bisa dapat meminjam kendaraan tempat  bekerja untuk melaksanakan pekerjaan.

Terlebih lagi jika pekerjaan yang kita lakukan adalah sebuah pekerjaan resmi, misalnya tugas dinas. Maka selain perlu meminjam kendaraan, kita juga harus membawa contoh surat tugas.

Dengan menggunakan contoh surat jalan kendaraan dinas, maka pertanggung jawaban kendaraan kantor ini akan lebih mudah.

Dengan demikian nomor polisi atau plat nomor yang berbeda misalnya tidak akan membuat kita mendapatkan surat tilang dari kepolisian lalu lintas.

5. Contoh Surat Jalan Alat Berat

Kita sudah seringkali melihat kendaraan besar yang mengangkut alat-alat berat. Alat-alat berat ini pada umumnya digunakan untuk berbagai keperluan di berbagai wilayah.

Contoh misalnya untuk perbaikan jalan, pembangunan pabrik, gedung, dan lain sebagainya.

Kendaraan pengangkut alat berat tersebut ketika melewati jalanan tentu akan cukup mengerikan dan sedikit berbahaya.

Sehingga para pengendara di sekitarnya akan dihimbau untuk berjarak dengan kendaraan tersebut.

Selain itu juga pengangkutan alat berat juga diwajibkan membawa surat jalan. Surat ini wajib dipegang oleh setiap sopir yang mengangkut alat berat untuk ditransportasikan ke tempat yang dituju.

Hal ini agar pengangkutan alat berat yang ilegal akan dapat membahayakan keselamatan pengguna jalan lainnya.

Adapun contoh surat jalan alat berat dapat dilihat di bawah ini:

6. Contoh Surat Pengiriman Barang dari Ekspedisi

Seperti yang sudah disinggung di atas jika surat jalan sangat dibutuhkan terutama untuk pengiriman barang dari ekspedisi atau jasa pengiriman. 

Surat jalan ini menjadi salah satu bukti bahwa ekspedisi tersebut merupakan ekspedisi resmi dan juga barang yang dikirim bukanlah selundupan.

Adapun yang berwenang dalam membuat surat jalan pengiriman barang ini adalah pihak distributor (pengirim barang/ ekspedisi).

Kemudian di dalamnya diterangkan jenis barang apa saja yang dikirimkan. Selain itu juga terdapat tanda tangan pihak yang menyerahkan dan pihak penerima.

Nah itu tadi contoh surat jalan yang bisa teman-teman jadikan referensi. Kemudian buat yang tertarik untuk bekerja sebagai pengantar barang, sebaiknya teman-teman melihat contoh surat lamaran kerja terebih dahulu.

Agar lamaran kerja kita lebih berpeluang untuk diterima daripada yang lainnya.

Selain itu buat teman-teman yang berniat menjual tanah misalnya, silahkan teman-teman pelajari terlebih dahulu contoh surat perjanjian jual beli tanah. Agar dalam bertransaksi nantinya tidak ada permasalahan di kemudian hari.

Atau jika teman-teman mencari yang simple, teman-teman bisa mewakilkan urusan tanahnya dengan membuat contoh surat kuasa tanah. Semoga bermanfaat!